Prazo legal para guarda de documentos da empresa

Competência – Previdenciária
Documento Tempo de guarda
Comunicação de Acidente do Trabalho – CAT 10 anos
Comprovantes do exercício da atividade remunerado dos segurados e contribuintes individuais Indeterminado
Comprovantes de pagamento (cópias) ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS 10 anos
Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social – GSP ao sindicato profissional 10 anos
Documentos referentes a levantamento de débito pela fiscalização da Previdência Social de NFLD 10 anos
Comprovante de pagamento ou declaração do segurado 10 anos
Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS 10 anos
Documentos relativos a retenção dos 11% do INSS 10 anos
Documentos das entidades isentas de contribuição previdenciária (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstração de resultado do exercício etc.) Livro Diário 10 anos permanente
Folha de Pagamento 10 anos
Guia da Previdência Social – GPS 10 anos
Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias

– Livro Diário
– Livro Razão

permanente 10 anos
Salário-Educação – documentos relacionados ao benefício 10 anos
Salário-Família – documentos relacionados ao benefício 10 anos
Competência – Trabalhista
Documento Tempo de guarda
Acordo de compensação de horas 5 anos
Acordo de prorrogação de horas 5 anos
Adiantamento  salarial 5 anos
Atestado de Saúde Ocupacional Tempo de validade
Autorização de descontos não previstos em lei 5 anos
Aviso prévio – comunicado 2 anos
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados  – CAGED 36 meses
Carta com Pedido de Demissão 5 anos
Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – CIPA – processo eleitoral 5 anos
Comunicação de Acidente do Trabalho – CAT 10 anos
Contrato de trabalho Indeterminado
Contribuição Financiamento  da Seguridade Social – COFINS 10 anos
Controles de ponto 5 anos
Folha de Pagamento 10 anos
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço –  FGTS –  depósitos 30 anos
Guia de Recolhimento  da Contribuição  Sindical –  GRCS 5 anos
Guia de Recolhimento  do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social –  GFIP e Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social – SEFIP 30 anos
Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social – GRFC 30 anos
Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho – LTCAT 20 anos
Livro “Registro de Segurança” Existência do equipamento
Livro de Inspeção do Trabalho Indeterminado
Livros ou fichas de Registro de Empregados Indeterminado
Mapa Anual de Acidentes do Trabalho do SESMT 5 anos
Pedido de demissão 2 anos
Perfil Profissiográfico previdenciário –  PPP 20 anos
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO 20 anos
Programa de Integração Social – PIS e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público – PASEP 10 anos
Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA 20 anos
Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação Indeterminado
Recibo de entrega do vale-transporte 5 anos
Recibos de pagamentos de férias 10 anos
Recibos de pagamentos de salários 10 anos
Recibos de pagamentos do 13° salário 10 anos
Recibos e abonos pecuniários 5 anos
Relação Anual de Informações Sociais – RAIS 5 anos
Relação dos depósitos bancários de salários 5 anos
Resumo Estatístico Anual 03 anos
Seguro Desemprego –  Comunicado de Dispensa 5 anos
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho 2 anos
Competência Federal  –  Tributária
Documento Tempo de guarda
Arquivo em meio magnético (sistema de processamento  de dados) 5 anos
Comprovante de Rendimentos  Pagos e de Retenção na Fonte 5 anos
Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e recibos) 5 anos
Contratos de seguros de bens –  documentos originais 5 anos
Contratos de seguros de pessoas –  documentos originais 20 anos
Contratos Previdenciários Privados 20 anos
Contribuição de intervenção no Domínio Econômico – CIDE 5 anos
Declaração de Ajuste Anual –  IR Pessoa Física e comprovantes de deduções e outros valores 5 anos
Declaração de Compensação de Tributos (PER/DCOMP) 5 anos
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF 5 anos
Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF 5 anos
Declaração de informações das Indústrias de Cosméticos, Perfumaria e Higiene Pessoal –  DIPI-TIPI 33 5 anos
Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias – DIMOB 5 anos
Declaração do Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural – ITR 5 anos
Declaração Especial de Informações –  DIF  – DIF – Bebidas – DIF – Cigarros – DIF – Papel Imune 5 anos
Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica – DIPJ 5 anos
Declaração Simplificada das Pessoas Jurídicas das Empresas Optantes pelo Simples e Inativas 5 anos
Demonstrativo  de Apuração de Contribuições Sociais – DACON 5 anos
Demonstrativo  de Notas Fiscais – DNF 5 anos
Demonstrativo  do Crédito Presumido – DCP 5 anos
Extinção das debêntures – livros 5 anos
Imposto de Renda –  Pessoa Jurídica –  livros e documentos em geral:
– Pessoa física considerada empresária – Pessoa jurídica –  lucro presumido – Pessoa jurídica –  lucro real – Pessoa jurídica –  lucro arbitrado – Imposto de Renda na Fonte (pessoa jurídica e física)  – Imunes e isentas – Microempresas  e Empresas de Pequeno Porte – Deduções do Imposto sobre a Renda
5 anos
Imposto sobre a Exportação,  para o Exterior, de Produtos Nacionais ou Nacionalizados – IE – comprovantes 5 anos
Imposto sobre a importação de produtos Estrangeiros  – li – comprovantes 5 anos
Imposto sobre Operações de Crédito, câmbio e Seguro ou sobre Operações relativas a Títulos ou Valores
Mobiliários –  IOF –  comprovantes  e informações
5 anos
Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI –  comprovantes  de escrituração fiscal e contábil 5 anos
Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial – Livro Diário – Livro Razão 5 anos permanente 10 anos
Livros e documentos pertinentes a ações judiciais ou administrativas lndeterminad
o
Sociedades Anônimas S/A- Títulos ou contratos de investimento coletivo 8 anos
Títulos de Capitalização – documentos originais 20 anos
Os lançamentos contábeis  dos fatos geradores  de todas as contribuições  previdenciárias feitos no Livro Diário, o qual sugerimos a guarda  por prazo  permanente  e, em caso de utilização  do Livro Razão, esse deve ser guardado pelo prazo de 10 (dez) anos.
Competência Estadual – Fiscal
Documento Tempo de guarda
Administradora de Cartão de Crédito ou de Débito –  arquivo magnético 5 anos
Declaração de informações e Apuração do Imposto –  Declaração do Simples 5 anos
Declaração para o Índice de Participação dos Municípios na Arrecadação do ICMS –  DIPAM (A, B, ME e Substitutiva) 5 anos
Demonstrativo  de Crédito Acumulado – OCA 5 anos
Demonstrativo  do Movimento de Gado – ICMS 5 anos
Documentos fiscais:  Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A;  Nota Fiscal de Venda a Consumidor,  modelo 2; Cupom Fiscal emitido por Equipamento  Emissor de Cupom Fiscal – ECF;   Nota Fiscal de Produtor, modelo 4;  Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6;  Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7; Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8; Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9; Conhecimento Aéreo, modelo 1O;   Conhecimento  de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;  Bilhete de Passagem Rodoviário, modelo 13;   Bilhete de Passagem Aquaviário, modelo 14; Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15;  Bilhete de Passagem Ferroviário, modelo 16;  Despacho de Transporte, modelo 17;  Resumo de Movimento Diário, modelo 18;  Ordem de Coleta de Carga, modelo 20;  Nota Fiscal de Serviço de Comunicação,  modelo 21;   Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22;   Manifesto de Carga. 5 anos
Documentos fiscais das Microempresas  e Empresas de Pequeno Porte:  Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A;  Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2;  Cupom Fiscal emitido por Equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF;  Nota de Produtor, modelo 4;  Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7;  Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;  Ordem de Coleta de Cargas, modelo 20. 5 anos
Guia de informação e Apuração – GIA Eletrônica 5 anos
Guia Nacional de informação e apuração do ICMS Substituição Tributária – GIA-ST 5 anos
Livros fiscais:  Registro de Entradas, modelo 1;  Registro de Entradas, modelo 1-A;  Registro de Saídas, modelo 2;  Registro de Saídas, modelo 2-A;  Registro de Controle da Produção e do Estoque, modelo 3;   Registro do Selo Especial de Controle, modelo 4;   Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5;  Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6;   Registro de Inventário, modelo 7;
 Registro de Apuração do IPI, modelo 8;  Registro de Apuração
do ICMS, modelo 9;  Livro de Movimentação de Combustíveis – LMC; e,   Livro de Movimentação de Produtos – LMP.
5 anos
Livros fiscais das Empresas de Pequeno Porte:  Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A; Registro de Saídas, modelo 2 ou 2-A;
 Registro de Inventário, modelo 7; e, Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6.
5 anos
Livros fiscais das Microempresas:  Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A; Registro de Inventário, modelo 7; e, Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6. 5 anos
Operações com Combustível – arquivo magnético 5 anos
Operações ou Prestações interestaduais – arquivo magnético 5 anos
Regimes de Apuração Normal – GARE 5 anos
Regimes de Apuração Simplificado – Simples Paulista – GARE 5 anos
Relação das Entradas e Saídas de mercadorias em Estabelecimento do Produtor 5 anos
Remessa Interestadual em Consignação industrial – arquivo eletrônico 5 anos
Competência Municipal – Fiscal
Documento Tempo de guarda
Declaração Anual do Movimento Econômico – DAME 5 anos
Declaração Eletrônica de Serviços – DES 5 anos
Documentos fiscais:  Nota Fiscal de Serviços – Tributados, série A; Nota Fiscal Simplificada de Serviços; Nota Fiscal de Serviços – Não-tributados ou Isentos, série C;   Nota Fiscal de Serviços – Remessa ou Devolução, série D; Nota Fiscal de Serviços – Estacionamento, série E; e, Nota Fiscal-Fatura de Serviços. 5 anos
Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza – comprovantes de recolhimento 5 anos
Livros fiscais:   Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados (modelo 51);   Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros (modelo 53);   Registro de Movimento de Ingressos em Diversões Públicas (modelo 54);   Registro de Serviços Tomados de Terceiros (modelo 56);   Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências (modelo 57); e, Registro de Impressão de Documentos Fiscais (modelo 58). 5 anos
Taxa de Fiscalização de Anúncios – TFA 5 anos
Taxa de Fiscalização de Estabelecimento – TFE 5 anos